Hogyan csökkenthető az e-mailek száma a heti beszámolók alkalmazással?

Mi a probléma?

A heti jelentések e-mailen történő megküldése több problémát is okoz:

  • nem egyből a vezetőnek megy az e-mail, tehát a beérkezett jelentéseket össze kell gyűjteni és egy másik e-mailben továbbküldeni a vezető(k)nek
  • ha módosítás történik a jelentésben, akkor az jelentős kavalkádot okozhat (márpedig előfordulhat, hogy valaki rossz jelentést csatol az e-mailhez, és azt javítani kell…)
  • a visszakereshetőség nehézkes lehet
  • a beérkezett jelentések áttekintése, rendszerezése e-mailben szintén nehézkes

Lotus Notesban miként lehet ezt roppant egyszerűen megoldani?

Készítünk egy adatbázist (alkalmazást), egy űrlappal, amelyen van 3 mező:

  • szervezeti egység megnevezése
  • hét
  • jelentés csatolása mező

Az első kettő mező az egységes adatbevitel érdekében egy lista, amelyből csak ki kell választani az a megfelelő szervezeti egységet és hetet. A harmadik mezőbe pedig lehet csatolni a jelentést.

Az így feltöltött jelentések rendezhetőek hetek szerint, illetve szervezeti egységek szerint is.

Miként lehet ezt a Lotus Notesban továbbfejleszteni?

  1. a “hét” mező automatikusan az aktuális hetet jeleníti meg az új űrlap készítésekor (persze ez módosítható, ha szükséges)
  2. a szervezeti egység automatikusan a feltöltő személyhez rendelt szervezeti egységet jeleníti meg az új űrlap készítésekor (persze ez módosítható, ha szükséges)
  3. követhető a heti jelentések határidőre történő feltöltése
  4. automatikus emlékeztető küldhető a feltöltési “kötelezettségről”
  5. összesítő automatikus e-mail mehet a vezetőknek a határidő lejáratakor a feltöltött jelentések linkjeivel…
  6. beállítható, hogy az adott szervezeti egység csak a saját jelentéseit láthassa, míg a vezetők az összeset…
  7. az adott jelentéshez a vezető írhat “válasz” megjegyzést, feladatot adhat ki, amely szintén ezen a felületen követhető, monitorozható…
  8. számtalan egyéb módon bővíthető az alkalmazás az egyedi igényeknek megfelelően…

ÖSSZEGZÉS: Lotus Notesban kifejlesztett Heti Jelentések alkalmazás előnyei

  • nincs szükség emberi munkaerőre a jelentések rendszerezéséhez, vezetők számára történő előkészítéshez
  • könnyen, gyorsan áttekinthetőek a jelentések, melyek rendszerezetten, egy helyen megtalálhatóak
  • teljes szöveges keresésnek köszönhetően, akár a csatolt fájlokban is rákereshetünk egy szóra vagy kifejezésre

KAPCSOLAT

Lépjen velünk kapcsolatba! Kérjük írja meg, hogy miben segíthetünk.

E-mail cím:

info@mikrobitsystem.hu

Székhely és postacím:

1106 Budapest

Pogány u. 15.